Työyhteisön Top -ten ensimmäisessä osassa pohdimme työyhteisön Kokouskulttuuria. Toivottavasti mainitussa osassa evästimme miten saada kokouskulttuuriin tasavertaisuutta, vastavuoroisuutta ja avointa sekä reilua yhdessä tekemisen meininkiä, unohtamatta jokaisen vastuuta.

Tässä osassa syvennymme työyhteisöjen kokouskäytänteisiin ja rakenteeseen. Mikäli odotat, että kirjoitan kokouskäytänteistä tai -rakenteesta esimerkiksi missä järjestyksessä asioita käsitellään tai mikä on asialistan sisältö? Vastaan, en kirjoita niin sanotusta teknisestä kokouskäytänteestä tai rakenteesta. Lähdetään katsomaan ja lukemaan mistä näkökulmasta kirjoitan tämän blogiosan..

Miten saamme työyhteisön kokouksessa sovitut tai päätetyt asiat siirtymään arkeen?

Miksi mikään ei muutu?

Ovat kysymyksiä joita toisinaan työyhteisöissä ääneen tai hiljaisuudessa pohditaan tai harmitellaan tai päivitellään.

Tai aluksi muuttuu vaan hetken kuluttua huomataan olevamme lähtökuopissa.

Kahteen ensimmäiseen kysymykseen ja yhteen jälkimmäiseen toteamukseen kätkeytyy monipuolisia tunnusmerkkejä. Silloin kun tavoitteena on jonkin asian tai tekemisen muutos tai muuttaminen, on oleellista tiedostaa joitakin seikkoja ja niiden tunnusmerkistöjä.

Keskeistä työyhteisön kokoontumisessa on, että jokaisella on yhteinen käsitys ja ymmärrys miksi olemme kokoontuneet?

Miten kyseinen kokoontuminen hyödyttää tai edistää perustehtävän toteuttamista?

Kenties meistä jokainen on ollut joskus kokouksissa joiden tavoite ja tarkoitus ei välttämättä ole ollut selvillä kokouksen alussa eikä kokouksen lopussa? Vai onko päässyt käymään niin, että minulla on vain näistä kokouksisista omakohtainen kokemus? Tunnelmani oli turhautunut, vilkuilin kelloa ja mietin mitä kaikkea olisin ennättänyt tekemään tälläkin ajalla, korjailin asentoa tuolilla ja oloni oli levoton, ajatukseni ei pysynyt siinnä hetkessä vaikka pinnistelin ja pinnistelin. Mitä asia sisältöä kokouksesta on jäänyt mieleen? Valitettavasti ei mitään muuta kuin turhautunut ja kiusaantunut tunnelma.

Yhteinen käsitys ja ymmärrys muodostetaan pienillä seikoilla joilla on suuri merkitys. Palaan tähän tuonnempana avaavalla esimerkillä.

Miten saada kokousaika riittämään kaiken mahdollisen asian käsittelyyn, unohtamatta korvamerkittyä aikaa miten meillä menee -katsaukselle?

Aika -kysymykseen meillä jokaisella on omakohtaisia kokemuksia.

Olisiko hyödyllisempää tutkia ja tarkastella seuraavaa, miten yleensä käytettävissä oleva aika jakaantuu? Miten jaamme käytössä olevan kokousajan?

Aiemmin esitettyjen kysymysten tai toteamusten kautta seuraavanlainen esimerkki tilanne:

Tässä esimerkki työyhteisö on päätynyt etenemään kokouskulttuurissaan siten, että mitä meille kuuluu -katsaus sisältyy jokaiseen työyhteisön kokoukseen ja kyseiselle katsaukselle on korvamerkitty 15 minuuttia. Muistutan, että kokouskulttuuria tutkimme aiemmassa blogin osassa.

Nyt kokoukselle on varattu aikaa tunti. Kokouksessa käsitellään sisäistä viestintää ja sen edistämistä. Onnistunut sisäinen viestintä sujuvoittaa asiakaspalvelua ja sen myötä palvelun laatu on tasavertaista ja yhdenmukaista, riippumatta siitä kuka tai milloin on asiakaspalvelutilanteessa.

Edellinen kappale piti sisällään: Yhteisen käsityksen ja ymmärryksen miksi olemme kokoontuneet ja miten kokoontuminen edistää perustehtävän toteuttamista.

Kokousaika on rajattu tuntiin jolloin on tärkeää tukea yhteistä käsitystä ja käsittelyä kokouksen asiasta huomioiden sille varattu aika. Näitä edesauttaa etukäteen annettu tieto ja pienimuotoinen valmistelun mahdollisuus. Käsitykseni mukaan jokaisessa työyhteisössä on jokin tila joka toimii jollain tavoin henkilöstön yhteisenä tilana. Tilassa kenties on ilmoitustaulu jota työyhteisö käyttää tiedottamiseen. Tai tiedottamiseen kenties käytetään sähköpostia.

Esimerkiksi seuraavanlainen etukäteen annettu tieto:

Työyhteisön kokous pidetään 24.9.2020 klo 12-13 Kokouksessa käsitellään sisäistä viestintää ja yhdessä sovitaan miten sen edistämistä lähdetään työstämään. Ennen kokousta kirjaa itsellesi yksi tai kaksi konkreettista ehdotusta sisäisen viestinnän edistämisestä ja tuo ehdotus tuliaisena kokoukseen. Mikäli et itse pääse osallistumaan kokoukseen, lähetä ehdotuksesi sähköpostilla esihenkilölle (esimiehelle) päivää ennen kokousta. Kokouksen alussa 15 minuuttia käytetään mitä meille kuuluu -katsaukseen.

Olen ollut lukuisissa kokouksissa joissa puhetta on ohjannut tai johtanut työyhteisön esihenkilö (esimies) tai muu vastuuhenkilö. Miksi?

Tänä päivänä rohkaisen ja kannusta työyhteisöjä jakamaan vastuuta ja antamaan onnistumisen kokemuksia kokouksen vetäjän ja kirjurin rooleihin liittyen. Työyhteisön esihenkilö tai muu vastuuhenkilö voi esitellä käsiteltävän asian, puhetta ohjaa ja sovitut asiat kirjaa vaikkapa vuoroperiaatetta käyttäen.

Kokouksessa käsittelemme, yhdistelemme ja yhdessä sopien päätämme konkreettisen ehdotuksen joka otetaan jatkotyöskentelyyn. Mikäli asian käsittely on aluksi kankeaa voidaan sitä helpottaa vaikkapa parin minuutin parin tai kolmen henkilön keskinäisellä keskustelulla aiheesta. Konkreettisten ehdotusten määrässä suositan etenemään pienin varmoin askelin, tällöin varmistamme etenemisen hallinnan ja onnistumisen.

Teemme konkreettisen suunnitelman ja etenemisessä hyödynnämme seuraavia apukysymyksiä: Mikä = viestimme enemmän. Miten = joka aamu varataan 10 minuuttia sille, että käymme yhdessä lävitse soittolistat. Miksi= jokainen tietää ydin asiat riippumatta siitä kuka puhelimeen vastaa. Milloin aloitamme ja arvioimme = kaikelle sovitaan aikataulu ennalta. Kuka tai ketkä = sovitaan vastuuhenkilö (-t), toimivat yhteyshenkilönä konkreettisen tekemisen ja etenemisen aikana. Keinot = kokemusten keruu ja jatkuva arviointi.

Edellä kirjoitettua voidaan kutsua elämällä oppimisen malliksi. Tässä keskeistä on, että yhdessä sovitaan, tehdään ja arvioidaan. Arvioinnin avulla tarvittaessa tarkennetaan, muutetaan tai korjataan. Tätä edellä kuvattua toistetaan jolloin luontevasti ja kuin itsestään asia tai tekeminen kehittyy entisestään ja pysyy “tulilla”.

Kokouksen keskeisten asioiden kirjaus on tärkeä. Kirjauksen avulla tai kautta saadaan yhteinen todellisuus ja sovittujen tai päätettyjen asioiden näkyväksi tekeminen sekä arkeen jalkauttamisen apuväline. Kokousten kirjaukset toimivat tiedon välittämisenä heille jotka eivät ole olleet läsnä kyseisessä kokouksessa.

Toisinaan olen saanut kuulla, että kokouksen kirjauksia ei lueta tai niiden sisältö ei lukijalle avaudu. Työyhteisössä jokaisella on vastuu ottaa asioista selvää mikäli kirjauksesta ei asia avaudu. Jotta saamme kokousten kirjauksien lukuun lukijan vastuuta voidaan sähköisesti lähetettyyn kirjaukseen pyytää lukukuittaus. Kokouksen kirjaukset voidaan tulostaa ja pyytää lukemisen jälkeen kuittaamaan.

Kokouksessa käsiteltyyn ja sen kirjaukseen on tarpeen tullen palattava seuraavassa kokouksessa tai myöhemmin.

Palataan alkuun ja ydinkysymyksien ääreen:

Miten saamme työyhteisön kokouksessa sovitut tai päätetyt asiat siirtymään arkeen?

Miksi mikään ei muutu? Tai aluksi muuttuu vaan hetken kuluttua huomataan olevamme lähtökuopissa.

Miten saada kokousaika riittämään kaiken mahdollisen asian käsittelyyn, unohtamatta korvamerkittyä aikaa miten meillä menee?

Mikäli en tarjonnut evästä tai huomioita kysymyksiin liittyen, laita minulle rohkeasti palautetta ja kerro mihin tai mitä kysymystä toivot evästettävän enemmän. Kiitos!