Miten onnistumme saamaan työyhteisön kokouksiin tai yhteisiin tapaamisiin kaksi tärkeää teemaa. 1. Asiat jotka toiminnan tai perustehtävän toteuttamisen kannalta ovat oleelliset ja 2. Miten meillä menee?

Kirjoituksen edetessä käytän kokouksista tai yhteisistä tapaamisista yhtä ilmaisua eli kokous.

Työyhteisön on yhdessä mietittävä ja päätettävä, ovatko toimintaan liittyvä ja miten meillä menee samassa kokouksessa vai olisiko molempien teemojen tärkeyden ja ihmisten kannalta hyödyksi ja vaikuttavampaa pitää ne erillään? Tai mikäli toiminnan näkökulmasta ne tulee olla samassa kokouksessa, ehdotan että korvamerkitsette molemmille tärkeille oman juuri siihen käytettävän ajan. Miksikö?

Tiedon tulva on tänä päivänä valtaisaa. Sen suodattamiseen ja oleellisen poimimiseen menee huomattavan paljon työaikaa ja energiaa eli toiminnan kannalta välttämätöntä tiedottamista ja viestintää on runsaasti. Tällöin toisinaan käy niin, että se yhtä tärkeä käsittelyn aihe eli miten meillä menee jää muun varjoon. Kun tätä tärkeää ja myös toiminnan kannalta merkittävää kysymystä laiminlyödään toistamiseen, käy niin, että tuon pienen kysymyksen suuri merkitys hämärtyy ja ennakointi on pettänyt.

Miten saada hiljaiset puhumaan tai esittämään mielipiteitänsä?

Miten saada puheliaat kuuntelemaan ja kuulemaan mitä toisilla on kerrottavaa?

Kahteen edellä kirjoitettuun liittyy tietoinen tekeminen jolla huomaamattomasti ja lempeästi saadaan opeteltua vastavuoroisuutta ja rohkaisua molempiin.

Pienimuotoisen toiminnallisuuden avulla tarjotaan kaikille lupa ja mahdollisuus sekä puhua että kuunnella. Esimerkiksi kaikilla on ennakolta tiedossa mistä asiasta kokouksessa on aikomus keskustella. Jokainen tekee pienen etukäteisvalmistelun ja kirjaa oman ajatuksensa kyseisestä. Tai kokouksen alussa kerrotaan mikä on käsittelyssä ja käytetään aikaa muutama minuutti siihen, että jokainen kirjaa vaikkapa postik -lapulle oman ajatuksensa. Kun asiaa lähdetään suullisesti käsittelemään tai työstämään otatte käyttöön vaikkapa näkymättömän pallon jota heittämällä jaatte vastavuoroisuutta ja annatte vastuuta kaikille. Pidätte yhdessä huolen, että pallo käy jokaisen kädessä ainakin kerran.

Tärkeää on huomata, että kenellä on pallo häntä kuunnellaan keskeyttämättä tai päälle puhumatta, edelleen hän vastuuttaa seuraavan henkilön pallonheitolla. Näin saadaan ryhtiä, jaetaan vastuuta ja minimoidaan kokouksen jälkeen valitettavan usein tapahtuva varjokokous joka usein alkaa seuraavilla sanoilla “kyllä minun teki mieli sanoa mutta.. tai meinasin sanoa mutta..”. Hei, Sinulla oli pallo!

Toisinaan voi olla kynnystä aloittaa tai ottaa käyttöön pienimuotoista työvälinettä eli toiminnallisuutta mikäli tämän tapainen toiminta ei ole ollut osana kokouskulttuuria. Tai toiminnallisuudesta luovutaan muutaman kokeilukerran jälkeen kun siitä ei ollut havaittua hyötyä. Uudistumiset, ne pienetkin vaativat ja tarvitsevat oman aikansa jotta tarjoavat vasteen. Miksikö?

Tekemisen tässä tapauksessa kokouskulttuurin taustalla on opittu toimintatapa, jota on vahvistettu toistoilla. Silloin kun tavoitellaan jossakin tai johonkin uudistumista, ollaan asenteen ovella kolkuttelemassa. Tunnistettavasti asenteet ja niiden uudistaminen tarvitsevat oman aikansa ja useita vahvistavia toistoja.

Toisinaan on mahdollisesti tarve tasavertaisuus ja ajankäyttö huomioiden sopia puheenvuorojen pituuksille maksimiaika. Miksi?

Olemme yksilöitä, toinen on laveasanainen, toinen lyhytsanainen. Sopiessamme puheenvuoroille maksimiajan tarjoamme tasavertaisen mahdollisuuden kaikille kokoukseen osallistuville. Pallon on ennätettävä jokaisen käteen ainakin kerran per kokous.

Pienimuotoisen etukäteiskirjoituksen tehtävänä on saada esiin monipuolisemmin ja laajemmin näkökulmia ja niitä hiljaisia mielipiteitä. Mikäli tätä etukäteiskirjoitusta ei ole, käy toisinaan niin, että ensimmäisen puhujan mietteitä ryhdytään monistamaan seuraavissa puheenvuoroissa sanoja hieman muuttamalla.

Herääkin kysymys; esittikö jokainen omia itselle tärkeitä huomioita, näkökulmia ja mielipiteitä vai toisen?

Miten saada työyhteisöjen kokouksista tai yhteisistä tapaamisista sovitut asiat konkreettisesti arkeen?

“Miksi mikään ei muutu? Tai aluksi muuttuu vaan hetken kuluttua huomataan olevamme lähtökuopissa.”

Ensimmäiseen kysymykseen ja jälkimmäiseen toteamukseen kätkeytyy monipuolisia tunnusmerkkejä. Näitä tunnusmerkkejä pohdimme kanssasi seuraavassa blogissani: Työyhteisön Top -ten Kokouskäytänteet ja rakenne.

Miten saada kokousaika riittämään kaiken mahdollisen asian käsittelyyn, unohtamatta korvamerkittyä aikaa miten meillä menee?

Aika -kysymykseen meillä jokaisella on omakohtaisia kokemuksia.

Olisiko hyödyllisempää tutkia ja tarkkailla seuraavaa miten yleensä käytettävissä oleva aika jakaantuu? Ja edelleen miten jaamme käytössä olevan kokousajan? Tähän palaamme kanssasi blogissa: Työyhteisön Top -ten Kokouskäytänteet ja rakenne.